تذكر إحدى المقالات على موقع فوربس (بتاريخ 22 فبراير 2024) أنه بناء على دراسة أجريت لأحد البنوك الأمريكية تفشل حوالي 82% من المشاريع بسبب الإدارة المالية السيئة. كما يشير موقع إنفيستوبيديا إلى أن أكبر خطر على المشاريع هو عدم توفر المال لاستمرار المشروع. وهذا يشير إلى الدور الأساسي للإدارة المالية في بقاء ونمو الشركات الناشئة.
الإدارة المالية في المشاريع تشبه الزراعة إلى حد كبير. فالمشاريع تحتاج إلى العناية والرعاية كما يحتاجها الزرع للوصول إلى النتائج المرجوة. يمكن تجزئة الإدارة المالية للمراحل والخطوات التالية:
- التخطيط ووضع الميزانيات (يعتبر بمثابة زراعة البذور في الزراعة): في هذه المرحلة، يجب التخطيط لاستخدام الموارد المالية بطريقة مدروسة كي تزيد من فرص نجاح المشاريع.
- متابعة المصروفات وتجنب ما هو غير ضروري (تعتبر بمثابة إزالة الأعشاب الضارة في الزراعة): هذه الخطوة تحمي المشاريع من الإسراف والمصاريف غير الضرورية التي قد تنهك المشروع بالذات في البدايات.
- إدارة التدفق المالي (يعتبر بمثابة ري النباتات في الزراعة): هذه الخطوة تحرص على توفر الموارد المالية اللازمة لاستمرارية ونمو المشاريع.
- تحسين الخطط المالية (يعتبر بمثابة تقليم النباتات وقصها في الزراعة): قد تحتاج المشاريع إلى تغيير خططها بناء على تغيرات السوق والعملة وغيرها من الأمور، لتفادي أي مخاطر لم تكن موجودة أو واضحة سابقا.
في كتاب سيكولوجية المال، يذكر الكاتب كيف أنه لا يمكن الاعتماد على التاريخ كمرجع لاستشراف وتوقع المستقبل فيما يخص الاقتصاد والأسواق. بعض الأحداث النادرة تكون ذات تأثير أكبر من الأحداث المتكررة والمعتادة كما رأينا مؤخرا مع انتشار وباء كوفيد الذي أوقف العالم وأدى إلى عجز الكثير من المشاريع على الاستمرار بسب اعتمادهم على التواجد الفعلي للعملاء في محلاتهم وخارج منازلهم.
بعض الأمور التي يجب التنبه لها
ستساعدك الممارسات التالية على تفادي فشل المشروع الذي ينتج عن الإدارة المالية الغير فعالة.
- العقود التجارية
يجب صياغة العقود التجارية بطريقة تحافظ على حقوق الأطراف المعنية. من المهم إضافة معلومات الأطراف المتعاقدة، مثل:
- البيانات التعريفية كما هي مذكورة في المستندات الرسمية.
- موضوع العقد.
- مدة العقد وتاريخ بدايته وانتهائه.
- تفاصيل العمل وتاريخ تسليمه.
- قيمة العقد وتاريخ الاستحقاق وطرق الدفع.
- الحقوق والواجبات المترتبة على كافة الأطراف المتعاقدة.
- القانون الذي يخضع له العقد والجهة القضائية التي سيتم اللجوء إليها عند النزاع.
- تواقيع الأطراف المتعاقدة مع التواريخ، وإصدار نسخة عن العقد الموقع لكل طرف (يفضل ختم العقد بالأختام الرسمية للأطراف المتعاقدة، إن وجدت). بعض العقود قد تحتاج إلى توثيق عند كاتب العدل. - الحساب البنكي
من الأخطاء الشائعة التي يقع بها العديد من أصحاب المشاريع الصغيرة، استخدام الحساب الشخصي لاستلام الإيرادات ودفع تكاليف المشروع. عدم فصل حسابات المشروع عن الحسابات الشخصية يؤدي إلى اختلاط العمليات المالية وعدم القدرة على استخلاص الأداء المالي للمشروع بسهولة. يمتد أثر ذلك على الإقرار الضريبي، والذي ينبغي أن يحتوي على تفاصيل العمليات المالية الخاصة بالمشروع بطريقة دقيقة وغير مختلطة بأي عمليات مالية شخصية. - التنظيم والاستمرارية
الحفاظ على التنظيم أمر ضروري للحفاظ على سجلات مالية دقيقة. فيما يلي بعض الممارسات الضرورية لتحقيق هذا الهدف:
– الاحتفاظ بكافة الإيصالات والفواتير: احتفظ بجميع المستندات المتعلقة بالمعاملات المالية بطريقة منظمة وسهلة الوصول.
– تحديث السجلات بانتظام: حدث بيانات المعاملات يوميًا أو أسبوعيًا لتجنب تراكمها.
– تسوية الحسابات شهريًا: تأكد من تطابق سجلاتك المالية مع كشوف حساباتك البنكية لاكتشاف وتدارك أي تباين مبكرًا.
– استخدام حسابات منفصلة: حافظ على الفصل بين الشؤون المالية الشخصية والتجارية لتكون سجلاتك المالية دقيقة وتتجنب أي لبس.
اختر البنك المناسب لمشروعك
افهم احتياجات شركتك:
ما هي الخدمات التي تحتاجها من البنك؟
هل تبحث عن حساب تجاري أساسي أو خدمات أكثر تعقيدا مثل التمويل التجاري؟
ما هي أولوياتك؟ هل تهمك الرسوم المنخفضة، أو الخدمة المميزة، أو مجموعة واسعة من المنتجات؟
افهم التفاصيل الدقيقة:
اقرأ الشروط والأحكام بعناية لفهم جميع الجوانب المالية والتعاقدية، حيث ستجد جميع التفاصيل المهمة حول المنتجات والخدمات المقدمة، بالإضافة إلى الرسوم المرتبطة بها.
استفد من التكنولوجيا:
ابحث عن البنوك التي تقدم الخدمات المصرفية عبر الإنترنت والتطبيقات الهاتفية لإدارة حساباتك بسهولة أينما كنت.
ابحث عن البنوك التي يمكن ربطها ببرامج المحاسبة، إن أمكن.
تفاوض:
إذا كان لديك حجم أعمال كبير، يمكنك التفاوض للحصول على رسوم أقل أو مزايا إضافية.
طور علاقة طويلة الأمد:
اختر بنكًا يهتم ببناء علاقة طويلة الأمد مع العملاء. يظهر ذلك من خلال المراسلات ومتابعة البنك لطلباتك وطريقة تقديم الإجابات على أسئلتك.
قارن بين البنوك:
اسأل أصحاب المشاريع الآخرين عن تجاربهم مع البنوك بالذات الذين يعملون في نفس القطاع.
ابحث عن معلومات إضافية عن البنوك عبر مواقعهم الإلكترونية. اقرأ مراجعات العملاء السابقين لهذه البنوك.
قم بمقارنة المعلومات التي جمعتها واختر ما يناسبك.
النقاط المذكورة من شأنها أن تساعدك على اختيار البنك المناسب لتفادي المشاكل التي يعاني منها العديد من أصحاب المشاريع بعد تخطيهم معضلة ترخيص المشروع.
سخر التكنولوجيا لخدمتك
قد يظن أصحاب المشاريع الصغيرة أن استخدام نظام المحاسبة مقتصر على الشركات الكبيرة، فيكتفون باستخدام تطبيقات الإكسل والوورد لتسجيل ومتابعة الإيرادات والتكاليف. لكن إعداد ملفات الإكسل والوورد بطريقة مناسبة يحتاج لجهد ووقت طويل ويبقى معرضا للكثير من الأخطاء.
تُساعد برامج المحاسبة في تبسيط إدارة البيانات المالية لشركتك وتسهيل متابعة الإيرادات والمصروفات خطوةً بخطوة. كما يمكن تسجيل المعاملات المالية من الفواتير والإيصالات بسهولة وسرعة، بحيث يكون مشروعك مستعداً للتدقيق الضريبي.
توفر هذه البرامج العديد من الميزات التي تسمح بأتمتة العمليات المالية بحيث توفر الجهد والوقت المبذول في إدارة الشؤون المالية. معظم هذه البرامج تعتمد على حفظ البيانات في المساحات السحابية، مما يعني القدرة على الوصول إلى البيانات في أي وقت وأي مكان.
لذا توقف عن الاعتماد على تطبيقات الإكسل والوورد، فهذه التطبيقات تعرضك للكثير من الأخطاء المطبعية وتزيد من الأخطاء المحتملة في العمليات المحاسبية.
من المهمات التي تساعد فيها برامج المحاسبة:
- إظهار المشروع بمهنية عالية بسبب توحيد الهوية البصرية للمشروع في عروض السعر والفواتير والإيصالات وغيرها
- عدم الحاجة إلى إدخال البيانات بشكل متكرر. ستقوم بإدخال بيانات العملاء والموردين والحسابات البنكية مرة واحدة فقط.
- إنشاء قائمة بالخدمات والمنتجات وأسعارها، ثم استدعائها بسهولة لاستخدامها في عروض السعر والفواتير.
- احتساب الضرائب أوتوماتيكيا.
- إنشاء التقارير المحاسبية المتقدمة أوتوماتيكيا.
- تذكير العملاء بالدفعات المستحقة المتأخرة أوتوماتيكيا.
مع انتشار تشريعات الضرائب في معظم دول العالم، أصبح من المهم جدا الاعتناء بالأمور المالية للمشاريع ومتابعتها لتسهل عليك التعامل مع الجهات الرقابية والالتزام بالقوانين واللوائح المالية.
تم تقديم ورشة عن أتمتة الإدارة المالية للمشاريع الصغيرة. هذه الورشة تطبيقية ونقوم فيها بتحضير الإعدادات الموجودة في نظام المحاسبة بما يتناسب مع كل مشروع لأتمتة العمليات المالية.
شارك المقال
